生活保護受給者のケースファイル紛失について（令和7年8月1日発表）

　福祉部社会福祉課において、生活保護受給者の個人情報を含む資料が綴られている世帯ごとのケースファイル1冊を紛失したことが判明しました。判明直後より執務スペースを捜索しましたが、いまだ発見には至っておりません。このような事態が生じたことにつきまして、関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、また、生活保護行政に対する市民の皆様の信頼を損ねたことを深くお詫びするとともに、信頼の回復と再発防止に努めてまいります。

　令和7年5月29日、担当者が事務処理を行う際に、キャビネットに保管されているはずの当該ファイル1冊が所定の位置に収納されていないことに気付き、直後よりファイルの保管キャビネットを中心に福祉部の複数職員により事務室内の捜索を行うも、ファイルの発見には至っておりません。なお、当該ファイル以外のものについては、全て所在が確認されています。また、本件については個人情報保護法に基づき、国の個人情報保護委員会へ報告をいたしました。

　保護台帳、援助方針、保護決定調書、ケース記録、医療要否意見書、保護申請書、同意書、収入申告書、資産申告書、預金通帳の写し等

　ケースファイルは執務時間中、福祉事務所内で使用し、執務時間以外はキャビネットに収納し施錠しており、庁舎外へ持ち出すことがないことから、福祉事務所内で紛失した可能性が高いと考えらえます。紛失の原因としては、年度当初の全件調査や，地区担当替えに伴うファイル移動の際に、当該ケースファイルを誤って、他の廃棄文書と混在し廃棄してしまったことが考えられますが、現時点では特定することはできていません。
　しかし、ケースファイルは、多くの個人情報が含まれていることから、厳重に保管・管理すべきところを、ケースファイルを移動した際の記録など日常的な管理体制に不備があったものと考えております。

　対象世帯の方に対しましては、7月23日、ご自宅を訪問し、紛失の経緯を説明したうえで謝罪を行いました。現在のところ、情報漏洩などの被害は確認されておりません。

　本件の原因が、個人情報の管理体制が十分でなかったことに起因することから、再発防止策の取り組みの具体的な内容としましては、執務時間外のキャビネットの鍵の施錠を徹底するとともに、毎日のファイルの取り出し、収納の際には、管理簿に必ず記入を行うこととしました。さらに、毎月、ファイルの所在確認を2名以上の職員により行うことといたしました。
　ケースファイルをはじめ個人情報が記載された文書の管理につきましては、社会福祉課全職員に対し、個人情報保護法にもとづいた厳格な取り扱いの徹底を文書及び口頭であらためて周知徹底を行うとともに、個人情報の取り扱いに関する研修を定期的に実施し再発防止に努めてまいります。

　今回のケースファイルが紛失したことにつきまして、生活保護受給者及び市民の皆様の信頼を損ねることになり、大変申し訳なく思っております。当該受給者にお詫び申し上げるとともに、信頼回復と再発防止に向け、組織を挙げて取り組んでまいります。