【新型コロナウイルスへの対応】区・自治会・町内会等が開催する総会等について

現在、新型コロナウイルス感染症が拡大している中、区・自治会・町内会等（以下、「自治会」という）における総会等の開催について、皆さまから多くのお問い合わせをいただいております。

開催の是非については、以下の内容を参考に、決定すべき事項や急を要する事項があるなど、開催の必要性をご検討いただいた上で、中止・延期を含めてご判断をお願いいたします。

新型コロナウイルス感染の拡大を防止するため、多くの方が集まらずに総会を開催するには、次の方法があります。

書面表決
総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。
実施するには、原則として、会則や規約等の中で定めが必要になります。
ただし、認可地縁団体については、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定を根拠に書面表決も行うことができます。

委任状の活用
自治会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。


なお、複数の方が集まって開催する際には、次の感染拡大を防止する対策へのご配慮をお願いいたします。

1. 入口で参加者の体調チェックを実施する。
2. 体調が悪い方、または基礎疾患をお持ちの方は、参加についてあらためてご検討いただき、咳のみの場合にはなるべくマスクの着用をしていただく。
3. マスクを着用する、ティッシュ・ハンカチなどで口や鼻を覆うなどの咳エチケットを徹底する。
4. 会場の入口に手指消毒剤を設置する。
5. 密閉空間が続かないよう、こまめに換気を行う。

一例になりますが、書面表決の進め方についてご案内します。

1. 「定期総会書面表決のお知らせ」「議案書」「書面表決書」を自治会の会員に配付する。
2. 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
3. 書面表決を集計する。
4. 回覧等で結果を会員にお知らせする。

認可地縁団体（法人格のある自治会）につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いいたします。
なお、認可地縁団体については、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。